【新卒採用】内定辞退を防ぐには？採用担当者ができる具体策を徹底解説

新卒採用において、せっかく優秀な学生に内定を出しても辞退されてしまっては採用計画が崩れてしまいます。

本記事では、内定辞退の現状から原因、そして効果的な防止策まで、採用担当者が明日から実践できる具体的な対策を徹底解説します。内定承諾率を高め、計画通りの人材確保を実現しましょう。

内定辞退の実態と原因企業が直面している内定辞退の現状

今や新卒採用は、企業活動における大きな課題となっています。

採用活動の課題の背景にはどのような理由があるのでしょうか。

企業採用活動の実態と学生の就活プロセスの変化

就職白書2024によりますと、新卒採用の行う企業のうち62.5％の企業が採用予定数に対して未充足だったと回答しています。

また学生側の就職活動におけるプロセスも変化しています。

就職白書2024によりますと、学生の就職活動の各プロセスのなかで「プレエントリー」や「エントリーシートの提出」がポイントを下げており、応募に関する活動量が減少していることが分かりました。

最近では、学生と企業が卒業の1年前の冬よりも前に、インターンシップなどを通じて交流することが増えており、そのため、学生はインターンシップを活用して業界や企業について学び、応募する企業をあらかじめ絞り込んでから選考に進む傾向があると考えらます。

学生が内定を辞退する3つの本当の理由

内定辞退の背景には様々な要因がありますが、主な理由は以下の3つです。

1つ目は「より条件の良い企業からの内定獲得」です。

給与や福利厚生、勤務地、キャリアパスなど、学生は複数の内定先を比較検討し、より自分の希望に合った企業を選びます。特に大手企業や人気企業からの内定を後から獲得した場合、それまでの内定先を辞退するケースが多くみられます。

2つ目は「入社後のイメージが湧かない」という不安です。

採用面接時には伝えきれなかった実際の業務内容や職場環境、入社後の成長イメージが不明確な場合、学生は不安を感じ、より具体的なビジョンを示してくれる企業を選ぶ傾向があります。特に内定から入社までの期間が長い場合、この不安は増大します。

3つ目は「企業とのコミュニケーション不足」です。

内定後のフォローが希薄だと、学生は「自分は大切にされていない」と感じてしまいます。特に就職活動の長期化により、初期に内定を出した企業とのコミュニケーションが希薄になると、心理的距離が生まれ、辞退につながりやすくなります。

見逃すとやばい！内定辞退のサイン

内定辞退は突然起こるわけではありません。

事前にいくつかの予兆がありますので見逃さないようにするのが内定辞退を防ぐ鍵になります。

内定辞退のサイン

その1 「連絡の返信が遅くなる」

その2 「イベントへの参加をキャンセルする」

その3 「質問や相談が減る」

まず「連絡の返信が遅くなる」ことにはかなり注意してください。

以前は即日返信があった学生からの返信が遅れるようになった場合、内定辞退を考えている可能性があります。企業への関心度が下がっている傾向にありますので、見逃さないよう注意が必要です。

次に「イベントへの参加をキャンセルする」ことも危険信号です。

内定者懇親会や研修イベントなどへの欠席や直前キャンセルが増えた場合、その学生の入社意欲は低下している可能性が高いです。特に理由が曖昧な場合は注意しましょう。

最後に「質問や相談が減る」ことも見逃せません。

以前は積極的に質問や相談をしていた学生が、急に消極的になった場合、すでに他社への入社を決めている可能性があります。入社に向けた具体的な相談が減少した場合は、早急にフォローが必要です。

すぐに始められる内定辞退対策

内定辞退を防ぐためには、計画的かつ継続的なフォローが不可欠です。採用担当者がすぐに始められる効果的な対策を紹介します。

内定から入社まで時期別フォロー施策

就職白書2024によりますと、内定取得した学生の役7割が収縮活動を継続することが分かっています。

そのような状況から、一層内定後のフォローの重要性が高くなりますので、以下の施策を参考にしてみてください。

【内定直後（1ヶ月以内）】

この時期は学生の内定先への印象を決定づける重要な期間です。

内定通知だけでなく、経営層からの歓迎メッセージや、配属予定部署の上司からの手紙など、「あなたを大切に思っている」というメッセージを伝えましょう。

また、内定者専用のLINEグループやSlackチャンネルを作成し、気軽に質問できる環境を整えることも効果的です。さらに、入社までのスケジュールを明確に示し、「この会社に入社する」というイメージを具体化させることが重要です。

【内定から3ヶ月後】

この時期は他社との選考が本格化し、比較検討が始まる時期です。

内定者懇親会や若手社員とのランチ会など、実際の社員と交流できる機会を設けましょう。

また、配属予定部署の業務体験や、実際の仕事を体験できるインターンシップの機会を提供することも効果的です。

学生が「自分がこの会社で働いている姿」をイメージできるようにサポートしましょう。

【入社半年前】

この時期は最終的な就職先を決定する重要な時期です。

内定者向けの研修プログラムや、先輩社員によるメンター制度を導入し、入社後の不安を払拭しましょう。また、住居や引越しのサポート、入社前の資格取得支援など、具体的な入社準備のサポートを行うことも効果的です。

学生が「もうこの会社の一員である」と感じられるような施策が重要です。

【入社1ヶ月前】

最終確認の時期です。

入社式や配属先の詳細、初日のスケジュールなど、具体的な情報を提供しましょう。

また、新入社員として必要な知識や準備物のリストを共有し、スムーズな入社をサポートします。さらに、配属先の上司や先輩社員から歓迎メッセージを送るなど、入社への期待感を高める工夫も効果的です。

学生の心をつかむ！効果的な面談やイベントを開催

内定者の心をつかむイベントや面談は、単なる形式的なものではなく、学生の不安や期待に応える内容が求められます。

まず「定期的な1on1面談」が効果的です。月1回程度、採用担当者や配属予定部署の上司が内定者と1対1で面談を行いましょう。

この際、単なる状況確認ではなく、学生の不安や疑問に丁寧に応え、入社後のビジョンを具体的に描けるようサポートすることが重要です。オンライン面談でも構いませんが、可能であれば対面で行うことで信頼関係が深まります。

次に「内定者同士の交流イベント」も重要です。

同期入社予定の内定者同士が交流できるイベントを定期的に開催しましょう。スポーツ大会やボーリング大会など、業務とは離れたリラックスした環境で交流することで、入社後の人間関係への不安を軽減できます。

また、内定者同士のつながりが強まることで、「この会社に入社したい」という意欲が高まります。

「若手社員との交流会」も効果的です。

入社1〜3年目の若手社員と内定者の交流会を開催しましょう。

近い立場の先輩社員の生の声を聞くことで、入社後の具体的なイメージが湧きやすくなります。特に、就活時の不安や入社後のギャップ、成長実感などを率直に語ってもらうことで、内定者の不安解消につながります。

最後に「経営層とのセッション」も検討しましょう。

社長や役員との対話セッションを設け、会社のビジョンや期待を直接伝える機会を作りましょう。

経営層が内定者一人ひとりを重要視していることを示すことで、「この会社で自分は大切にされる」という安心感を与えられます。

自社が選ばれる企業になるためにできること

他社と比較された際に選ばれる企業になるためには、自社の魅力を最大限に引き出し、適切に伝えることが重要です。

他社と差がつく！魅力的な採用情報の伝えよう

採用情報の伝え方一つで、他社との差別化を図ることができます。

まず「具体的なキャリアパスの提示」が重要です。

「3年後、5年後、10年後にどのようなキャリアを築けるか」を具体的な事例とともに示しましょう。

特に若手社員の成長事例や、様々なキャリアパスの選択肢を可視化することで、学生は自分の将来像をイメージしやすくなります。

次に「教育研修制度の充実」をアピールしましょう。

新入社員研修の内容や期間、その後のフォローアップ研修、資格取得支援など、具体的な成長支援制度を詳細に伝えることが重要です。「この会社に入れば確実に成長できる」という安心感を与えられます。

「働き方の柔軟性」も大きな差別化ポイントです。

リモートワークの導入状況や、フレックスタイム制度、有給休暇の取得率など、ワークライフバランスに関する情報を積極的に開示しましょう。

特に最近の若者は「働き方の自由度」を重視する傾向があります。

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若手社員の本音から学ぶ、会社の強みの見つけよう

自社の強みを見つけるために、若手社員の声に耳を傾けることが重要です。

まず「入社理由の調査」を行いましょう。

入社1〜3年目の社員に「なぜこの会社を選んだのか」をアンケートやインタビューで聞き、共通する理由や決め手となったポイントを抽出します。

これが自社の強みとなる可能性が高いです。

次に「満足度の高い制度や文化」を探りましょう。

若手社員が実際に利用して満足度の高い制度や、働きやすさを感じる社内文化について調査します。

例えば、フレキシブルな働き方や手厚い教育制度、風通しの良い社風などが強みとして浮かび上がるかもしれません。

「他社との違い」を明確にすることも重要です。

若手社員に「友人が働く他社と比べて、自社の良い点は何か」を聞き、差別化ポイントを見つけましょう。業界内での独自性や、働き方の特徴などが浮かび上がるはずです。

最後に「リテンション（定着）の理由」を探ります。

「なぜ継続して働いているか」

「どんな時にやりがいを感じるか」

を聞くことで、長期的な魅力が見えてきます。

これらの情報をもとに、採用活動や内定者フォローにおいて自社の強みを適切に伝えることができます。

内定承諾率を大幅に改善した企業に学ぶ成功のポイント

内定承諾率を向上させた企業の成功事例を紹介します。

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社では、内定式や入社式に加えて会社見学、ワークショップイベントを開催することで、内定者をしっかりとグリップすることができました。

また会社見学では保護者も参加することができることから、内定者が辞退しにくい環境を構築することができていると言えます。

イベント開催だけではなく、情報共有プラットフォーム「サイボウズLive」使うことで日常的に内定者のフォローを行うことに成功しました。

出典：jinjer株式会社 「内定辞退を防止する企業の取り組み事例まとめ」

堂本食品株式会社

創業104年を迎えた食品メーカーである堂本食品株式会社の新卒採用における内定承諾率が1割から7割に改善した事例です。

書類選考よりも対話重視の選考プロセスを導入し間口を広げることで、より多くの就活生に会社歴史と価値観を伝えることに成功したそうです。

エントリーの際の履歴書を不要とし、簡易的なエントリーシートを会社説明会の会場で書いもらうことで、気軽にエントリーしやすい環境を構築しました。

また、職種別採用を廃止し、総合職一括採用への変更を行うことで、ミスマッチを防止することができました。

出典：厚生労働省「若者が定着する職場づくり 取組事例集 」

マルホ株式会社

製薬企業のマルホ株式会社では、内定者専用サイトで即時に質問・相談できる環境を作ることで、内定者の不安を払拭することに成功しました。

また内定者それぞれに採用時の評価をフィードバックし、印象や強み、今後期待するからこそ克服して欲しいことなどを伝えています。

こうすることで内定者は、「しっかりと見てくれている」という安心感を持つことができるので内定辞退の割合も減っていきます。

出典：jinjer株式会社 「内定辞退を防止する企業の取り組み事例まとめ」

内定辞退を回避するなら採用広報支援サービス「キャリポート」

キャリポートは、新卒採用市場で勝ち抜くための戦略構築を支援するサービスです。

イベントの開催はもちろん、企業のリアルを伝えるためのコンテンツ配信など学生視点の採用広報支援がキャリポートの強みです。

「内定辞退が多い」

「早期内定で学生へのフォローが長期化し対応しきれない」

内定までの支援に加えて、内定辞退を防ぐ内定者へのフォローアップ支援も行っております。

外資系企業や日系大手企業への内定者を多数輩出する就活塾の学生育成力で、内々定者のフォロー、内定者への即戦力化研修を行います。

まとめ

新卒採用市場が激化し、採用難の時代。

早期内定を出したからと言って、人材を確保できる訳ではありません。

学生の就活スタイルも変化してきている今だからこそ、自社にしかない魅力を引き出しうまく伝えることが重要です。

全国の大学と連携する「キャリポート」だからこそできる、学生の視点を取り入れた効果的な戦略で、競争力を高めましょう。